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Office 365 – Infos und FAQs

Was vor einiger Zeit noch völlig undenkbar gewesen wäre, ist nun ab Mittwoch, 18. März möglich: Die offizielle Nutzung von Office 365 an der Universität Zürich.
Bisher durfte Office 365 aus Datenschutzgründen nur für private Zwecke eingesetzt werden. Durch die offizielle Freigabe der Datenschutzbeauftragten des Kantons Zürich und der UZH ist nun auch der datenschutzkonforme Einsatz mit betrieblichen / beruflichen Daten möglich.

Was ist Microsoft Office 365?

Microsoft Office 365 ist ein Clouddienst, das heisst, dass sich die Applikationen auch immer auf einem entfernten Server befinden. Es ist daher nicht zwingend, dass die Programme auf dem Rechner installiert sein müssen, um z.B. ein Dokument zu bearbeiten. Somit kann man von einem Computer oder einem Handy von irgendwoher auf die Applikationen und Inhalte zugreifen, die sich in der Cloud befinden. Dies ermöglicht ein mobiles und ortsunabhängiges Arbeiten auf ganz unterschiedlichen Geräten.

Das Office-Paket und OneNote, die Bestandteil von Office 365 sind, können aber auch lokal auf bis zu fünf unterschiedlichen Geräten eines Nutzers/einer Nutzerin installiert werden. Diese lokalen Programme werden dann jeweils automatisch aktualisiert, wenn sich auf der Cloud eine neue Version befindet.
Es ist den Nutzenden überlassen, ob sie die Office 365 Applikationen (Word, Excel, PowerPoint,….) installieren oder die bisherigen Office-Produkte weiterverwenden wollen. Für die Nutzung von Microsoft Teams (Online-Meetings) ist eine Installation von Office 365 nicht zwingend notwendig. Microsoft Teams kann auch als einzelne Applikation installiert und genutzt werden. Nutzende, die Microsoft Project / Visio verwenden, brauchen hierfür neue Microsoft Project / Visio Lizenzen (beim zuständigen IT-Verantwortlichen zu beantragen). Es wird empfohlen, erst auf die neue Office-Version zu wechseln, wenn entsprechende Lizenzen vorhanden sind.

Welche Applikationen stehen zur Verfügung?

Microsoft Office 365 umfasst das Office-Paket – Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, OneNote und Access. Es gibt daneben auch einen Cloud-Speicher namens OneDrive, wo man Dateien ablegen, teilen und direkt im Browser bearbeiten kann. OneDrive ist standardmässig auf allen Windows 10 Geräten für die Synchronisierung zwischen den Daten in der Cloud und den lokalten Daten auf dem Computer installiert.
Mit dem Office-Paket besitzt  man schon eine komplette digitale Arbeitsumgebung. Daneben bietet Office 365 aber  auch auch noch eine Teamfunktion an, wo man sich als Gruppe via Videoconferencing und Chat austauschen, gemeinsame Dokumente ablegen und bearbeiten kann. Somit kann ein Meeting oder auch ein Seminar problemlos online durchgeführt werden.
Nicht zur Verfügung stehen Sway, Yammer (aus Datenschutzgründen) und der Exchange Server. Für E-Mail und Kalender bleibt IBM/HCL Notes weiterhin der Standard an der UZH.

Wie komme ich zu Office 365?

Melden Sie sich über das folgende Portal an: https://portal.office.com
Bei der ersten Anmeldung muss eine Smartphone-App oder eine Telefonnummer für die Multi-Faktor-Authentifizierung registriert werden. Im Hinblick auf einen möglichen Home-Office-Einsatz wird die Nutzung von Mobiltelefonen empfohlen.
Der Loginname stellt sich aus der persönlichen E-Mail-Adresse sowie das UZH-Passwort zusammen. Das Passwort kann über den Identy Manager angepasst werden.
Weitere Informationen finden Sie auf der Website der Zentralen Informatik: https://www.zi.uzh.ch/de/support/it-workplace/office365/registration.html

Darf ich jetzt alle Daten auf Office 365 speichern?

Daten, die unter das Berufsgeheimnis (Art. 321 StGB) oder das Geheimnis in der medizinischen Forschung am Menschen (Art. 321bis StGB) fallen, dürfen nur mit einer zusätzlichen Lizenz für eine «Kunden-Lockbox» in Office 365 gespeichert werden (Lizenz vorgängig beim zuständigen IT-Verantwortlichen zu beantragen). Daten, die aus anderen Gründen hochvertraulich sind, dürfen nicht in Office 365 gespeichert werden. Weiter Informationen finden Sie auf folgenden Link der Zentralen Informatik:
https://www.zi.uzh.ch/de/support/it-workplace/office365/privacy.html

Wo erhalte ich Hilfe bei technischen Problemen?

Office 365 wird als Self-Service angeboten, d.h. der Support durch die Zentrale Informatik beschränkt sich auf das Onboarding (Kontoerstellung und Lizenzzuordnung).
Supportanfragen können über den ServiceDesk (https://www.zi.uzh.ch/de/support.html) gestellt werden.

Wo erhalte ich Hilfe bei anwendungsbedingten Fragen?

Microsoft bietet sehr viele Tutorials in verschiedenen Sprachen als Hilfe an:
Office 365-Grundlagen Videoschulung 
Microsoft Teams – Erste Schritte

Auch das Team Digitale Lehre und Forschung unterstützt Sie gerne in der Nutzung von Office 365.